Zeitmanagement: Das Prinzip „Wichtig, nicht eilig“

Der Tag hat 24 Stunden und zu viele ToDos

Wir kennen das alle – im Büro und privat. Der Tag hat 24 Stunden und wir haben viel zu viele Aufgaben auf dem Tisch. Das kann zermürben, wenn man seine Sache richtig und gut machen will und zwischendurch nicht weiß wo vorne und hinten ist.

Als Unternehmerin kenne ich den Zustand. Man gründet ein Unternehmen, hat am Anfang von ganz Vielem keine Ahnung und muss sich in zig Themen einarbeiten. Dann kommen Mitarbeiter dazu, die Fragen und Bedürfnisse haben und für die man da sein will. Schließlich soll das Team, das Unternehmen, wachsen. Auch um Partner, Freunde, Familie, Kinder will man sich kümmern. Nicht zuletzt muss man sich genug Zeit für sich selbst nehmen, um nicht aus den Fugen zu geraten. Es gibt Phasen im Leben, in denen man sich fragt, wie es gelingen kann, die vielfältigen Verantwortlichkeiten zu bewerkstelligen. Gerade bei Frauen Verabschiedung und Müttern klingt die Diskussion um die „Doppelbelastung“ dauerhaft im Ohr.

Klassisches Zeitmanagement ist nicht die Lösung für Jedermann

Wer Zeitmanagement klassisch gelernt hat, weiß, dass man priorisieren soll. A, B, C…  Wobei B schon Glück hat, wenn es erledigt wird und C direkt in den Papierkorb gehört. Die ToDo-Liste wird gerne länger als einem lieb ist. Aber das passiert mir nur noch selten.

Was mich gerettet hat? Das Buch „Wenn Du es eilig hast, gehe langsam“ von Seiwert war eine zentrale Inspiration. Darin habe natürlich? ich  gelernt, dass ich zur divergenten Spezies gehöre, die mit klassischem Zeitmanagement, d.h. sortierten Checklisten und dem chronologischen Abarbeiten nicht viel anfangen kann. Bis dahin hatte ich das latente Gefühl, allen anderen ist mit dem linearen Bearbeiten von ToDos geholfen, nur mir nicht. Inzwischen weiß ich, dass es einige Menschen gibt, die damit nicht gut klarkommen (und es sich auch nicht so recht eingestehen wollen).

Produktivität liegt für Manchen gerade in der Vielfalt

Bei mir fängt der Spaß erst an, wenn ich gerade viele verschiedene Themen auf dem Tisch und somit gedanklich Abwechslung habe. Darin entwickle ich eine enorme Produktivität. Zugegeben, das mit dem Multitasking bei Frauen hat auch so seine Grenzen ;-), aber es ist schon sehr beruhigend, wenn man nicht irgendeinem Standardmodell der Arbeitsorganisation hinterher läuft. Wer konvergent ist, seinen Tag, die Woche, den Monat, das Leben, gern plant, dem ist mit dem klassischen Modell gut geholfen. Ich habe entdeckt, dass es noch eine andere Welt gibt – die, der divergenten Multitasker.

Was mich aber am meisten beeindruckt hat, war die schlichte Einteilung von Prioritäten, in einer Weise, wie ich sie vorher nicht kannte. Seitdem ich Seiwert´s Prinzip befolge, bin nicht nur ich deutlich zielgerichteter und erfolgreicher, sondern auch mein Team.

Trenne das Wichtige vom Eiligen

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Wichtig vs. eilig

Es geht ganz leicht. Nimm Deine ToDos und überlege Dir, wie “wichtig” und wie “eilig” etwas ist. Vermutlich wirst Du einige Dinge drauf stehen haben, die sowohl eilig als auch wichtig sind. Dann Viele, die eilig sind und wieder weniger, die wichtig sind. Womöglich ist auch die Liste mit „weder eilig noch Wichtigem“ gar nicht mal so kurz?

Es ist recht einfach zu entscheiden, was als Erstes getan werden muss. Nämlich das, was sowohl eilig als auch wichtig ist. Das sind vermutlich die Aufgaben, die Du selbst in die Hand nehmen mußt. Angenommen, Du hast alles erledigt was wichtig und eilig zugleich ist. Jetzt liegt die Liste mit den verbleibenden Aufgaben vor Dir. Was gehst Du als nächstes an? Das Wichtige oder das Eilige? Gehe in dich und denke nach.

Erledige Deine Aufgaben in der richtigen Reihenfolge

Die Übung habe ich in den vergangenen Jahren oft mit Freunden und Kollegen gemacht. In den aller meisten Fällen greifen die Menschen als nächstes zum Eiligen. Das muss ja erledigt werden. Der Gedanke liegt nahe und dem bin ich auch (zu) lange erlegen.

Du solltest aber nicht zum Eiligen greifen, sondern das Wichtige angehen. Oftmals werden das die strategischen Themen sein, die sonst dem Eiligen immer hintenan stehen. Erleben wir das nicht täglich im unserem beruflichen Alltag? Wenn wir aber selbst dem Bann des Eiligen entflohen sind, dann ist unser Sinn ganz geschärft und wir nehmen es bewusst bei Geschäftspartnern oder Freunden wahr.

Lerne zu delegieren und wende Dich dem Wichtigen zu

Das Eilige, solltest Du delegieren, denn das Wichtige braucht Dich Klick um zu Tweeten

Jetzt fragst Du Dich vielleicht „Wenn ich das Eilige nicht mache, dann habe ich doch ein Problem. Es muss ja erledigt werden“? Ja, es muss erledigt werden, aber wirklich durch Dich? Das Eilige, solltest Du delegieren, denn das Wichtige braucht Dich und bekommt Dich viel zu selten zu sehen, weil Du Dich mit dem Eiligen aufhältst.

Ihr fragt Euch was mit dem Quadranten unten links ist? Weder wichtig noch eilig? Ab in den Papierkorb damit.

Es ist eine klare Spielregel, die auch im Team sehr gut funktioniert wenn sie alle befolgen. Seitdem ist mein Schreibtisch gefüllt mit dringenden, wichtigen Themen und mit strategischen Aufgaben. Das ist wunderbar zu bewerkstelligen, sichert die nachhaltige Entwicklung weil ich genug Zeit für strategische Fragen habe und ermöglicht mir Zeitsouveränität.

Auch privat funktioniert das Prinzip wunderbar. Sei es bei der Frage, ob man seine Steuererklärung selbst erledigt oder sein Kind selber in die Kita bringt. Hier ist jeder Jeck anders – wie wir im Rheinland sagen. Während ich liebend gerne den Steuerberater beauftrage, um die dringende Steuererklärung zu machen, steht der Fußweg zur Kita mit meiner Kleinsten im Quadranten „wichtig und eilig“. Uns ist beiden die gemeinsame Zeit wichtig und es ist eilig, schließlich will die Kleinste mit ihren Freunden spielen und ich danach ins Büro oder zum Flieger.

Lerne die neue Freiheit zu genießen

Ich werde so oft gefragt „Wie machst Du das alles? Firmen, 3 Kinder und wirkst so glücklich und ausgeglichen“. Die Frage finde ich schwierig und die beste Antwort ist wohl „Ich gehe langsam wenn ich es eilig habe“ ;-).

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In diesem Sinne: Entscheidet selbst, was auf Eurer Liste wichtig und was eilig ist, sortiert Eure ToDos in die 4 Quadranten und legt los.

Ich bin gespannt, von Euch zu hören, ob es funktioniert und freue mich, wenn Ihr von Euren Versuchen berichtet.

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