Wie Dir digitale Tools den Alltag vereinfachen können. Nutze Digitale Tools: Kalender.
Bei allen Kalender- und Zeitplanungs-Apps mit denen ich bisher gearbeitet habe, ist mir der generische Kalender auf dem Rechner/Handy noch am Liebsten. Sofern Du in einer Produktwelt (Microsoft, Google, Apple, …) bleibst, dürfte die Integration nicht schwer sein. Ich bin schon lange auf Apple unterwegs.
Der Google-Kalender eignet sich als universeller Familienkalender. Er ist kostenlos und lässt sich problemlos in andere Systeme integrieren. Du brauchst nur ein Google Konto und legst dir hier den Google Kalender an oder lädst die App auf Dein Handy.
Die Synchronisation mit Apple ist hier erklärt.
Der Import in Outlook ist hier beschrieben.
———– Diesen Podcast zum Lesen – von einer KI transkribiert (und damit nur zu 90 % perfekt 😉 ) ———–
[00:00:00] Heute geht es um digitale Tools, den Kalender. Herzlich willkommen im Podcast Chancendenken, wie wir die Zukunft erleben wollen. Das ist Episode 27 Digitale Tools, der Kalender. Ich bin Andera Gadeib, Autorin, Digitalunternehmerin und Online-Enthusiastin. Meine Passion ist es, die Zukunft zu gestalten, digital und analog, immer für den Menschen. Wenn du auch Spaß daran hast und wissen willst, wie das anpacken kannst, dann hör hier rein. Danke, dass du dir die Zeit nimmst. Los geht’s.
[00:00:47] Heute will ich über den digitalen Kalender sprechen. Bevor ich da bin, muss ich mit dir teilen, wo ich gerade hocke, nämlich in einer echten Kabine. Na ja, man könnte sogar meinen Aufnahmekabine. Ich hoffe, mein hört´s am Ton. Es müsste eigentlich mit der beste Ton sein, den ich bisher hingekriegt habe, in meinen 27 Folgen. Schau gerne auf Instagram, oder ich setze auch ein Foto in meinen Blog. Dann siehst du, wo ich gesessen habe. Wir haben vom Schreiner richtige Gesprächskabinen anfertigen lassen, eine Einzel und ein Doppel-Diner, und die sind gerade fertig geworden. Das musste ich jetzt testen. Aber zurück zu den digitalen Tools. Ich will immer wieder mal über digitale Tools sprechen, weil ich feststelle, dass die unseren Alltag total vereinfachen können. Also das Digitale tatsächlich so das eigene Leben – nicht optimieren, das klingt so nach Zahnrad und Hamsterrad – aber einfacher machen kann. Wo Digitales uns etwas vereinfacht. Das mag simpel klingen, ist aber total effektiv. Der digitale Kalender ist ein solches Tool, also einfach der Kalender auf deinem Handy und oder Laptop und oder allen anderen Geräten. Da kommen wir vielleicht gleich noch hin.
[00:02:13] Denn vielleicht ist dir das auch schon passiert:´ Du hast eine Menge Termine. Und hast vielleicht auch schonmal einen lieben Menschen einfach sitzen lassen. Mir ist das schon passiert. Total unangenehm, weil es stand nicht im Kalender. Einmal ist es mir sogar passiert: Da saß ich in einem Restaurant, mittags mit einem Treffen, und dann kam jemand anders, und ich sagte “Mensch, was machst du denn hier?” Da sagt er so “Wir sind verabredet”. Das war mir total peinlich. Ich hatte einfach vergessen, einen dieser Termine in den Kalender einzutragen. Jetzt bin ich vielleicht schon zutiefst digital unterwegs, und du denkst dir “Och, brauche ich nicht”. Aber denk einfach mal drüber nach. Weil alleine, wenn es den Kopf entlastet, dass man es niedergeschrieben hat und auch stets bei sich hat, weil das Handy hab ich immer bei mir, den Papierkalender oder den Familienkalender vermutlich nicht oder nicht immer: Es könnte sinnvoll sein. Sei es der nächste Zahnarzttermin, regelmäßige Sporttermine der Kinder oder auch die Verabredung mit dem besten Freund oder der Freundin, von dem du im ersten Moment noch denkst: Das vergisst du niemals. Im Rauschen des Alltags kann es schon mal passieren. Mich entlastet es tatsächlich total. Also meine Empfehlung: Pflege einen digitalen Kalender. Und zwar mit allem, auch den privaten Terminen. Jetzt denkst du dir vielleicht: Naja, im Büro hab ich einen Kalender. Da müssen jetzt die Kollegen nicht unbedingt sehen, was ich noch für private Termine habe. Du kannst in deinem Kalender auch verschiedene Kalender einpflegen. Also du hast eine übersicht und kannst aber dann noch andere, zum Beispiel Google-Kalender, abonnieren. Das geht ziemlich einfach. Oder einfach andere Kalender mit einblenden lassen.
[00:04:00] Ich selbst bin auf dem Mac unterwegs und kann da in der Anwendung Kalender einfach Kalender hinzufügen und die ein- und ausblenden, wie ich möchte. Die erscheinen dann auf meinem Bildschirm in verschiedenen Farben. Und so habe ich pro Tag alle Geburtstage von Freunden oder auch Teamkollegen im Blick. Genauso wie meine Termine, und zwar sowohl meine Termine als auch die meiner Kinder oder auch Termine meines Mannes. Wir haben da tatsächlich alles übereinander gelegt, und so hab ich das Gefühl, dass ich die ganze Zeit im Blick habe, was den Tag über ansteht und passiert. Was ich glaube, was wichtig ist, wenn man einen solchen Kalender schon so digitalisiert und gefühlt getaktet anlegt, dann leg dir auch Zeiten für dich selber rein. Trag sie dir ein und halte dich dran. Das ist meine schwerste Übung. Im Eintragen bin ich noch schnell dabei, aber mit dem dran halten, da übe ich auch. Da bin ich ehrlich, dass krieg ich jetzt auch nicht so hin, dass alles wie im Kalender läuft. Aber mir ist es wichtig, dass ich mir die Zeiten freihalte und gegebenenfalls ein bisschen schiebe, aber einfach auf dem Schirm habe. Das ist mein Tag. Den hab ich meiner Kleinsten versprochen. Oder: Ich möchte am Dienstagnachmittag mir Zeit nehmen zum Reiten. Oder auch die Aufnahme des Podcasts beispielsweise. Ich kann mir nicht die ganze Woche voll takten und dann keine Zeit für den Podcast haben. Das passiert sonst am Abend, in der Nacht. Das ist mir früher oft passiert, jetzt nicht mehr, seitdem ich mir meine Zeit wirklich plane und mich auch weitestgehend, so gut es geht, daran halte.
[00:05:50] Wenn du einen Termin mit jemand anderem machst, kann ich dir nur raten, den auch direkt über den Termin im Kalender einzuladen. Also per E-Mail mit hinzuzufügen, den Ort einzutragen, wo ihr euch treffen wollt. Denn es klingt total simpel, aber es ist auch im Berufsalltag selbst von zutiefst digitalen Menschen nicht üblich, zumindest in meiner Welt nicht, dass ein Termin über den Kalender kommt, mit Ort und Zeit und vielleicht noch ein paar Notizen. Der Vorteil wenn alle den gleichen Termin im Kalender haben ist: Es gibt keine Missverständnisse über die Zeiten, über die Orte. Wenn sich etwas ändert, dann kann man das direkt in dem Termin eintragen oder den Termin verschieben. Es ist eine riesig simple und effektive Möglichkeit der Selbstorganisation.
[00:06:44] Das Gleiche, wenn du zum Telefonieren verabredet bist. Trag´s dir in den Kalender ein. Oder wenn du dir vorgenommen hast, jemanden anzurufen. Ich trag mir denjenigen ein, den Namen, in den Ort die Telefonnummer. Wenn ich mich verabredet habe, schreib ich mir noch dazu: Wer ruft wen an, damit wir uns nicht gegenseitig blockieren. Genauso macht es auch mein Team, wenn sie für mich Termine machen. Und es ist einfach super hilfreich, das im Blick zu haben.
[00:07:10] Und wenn du das Gefühl hast, vor lauter Terminen hast du keine Zeit mehr, wirklich produktiv zu arbeiten, selbst etwas zu schaffen: Trag dir auch dafür Termine ein. Ich habe das gerade gemacht letzte Woche. Weil ich gemerkt habe, wir sind jetzt so noch in Corona. Aber das Leben geht langsam wieder los in den Firmen. Und es kommen immer mehr Termine in den Kalender. Ganz viele Telefontermine, Zoom-Termine, noch wenig Reisen – zum Glück, ich genieße das, so wenig zu reisen. Aber ich habe gemerkt, ich bin plötzlich wieder so richtig zugetackert. Im Stundentakt teilweise. Sieben Termine am Tag. Und ich bin abends nicht nur geschafft, sondern ich habe auch wenig geschafft von dem, was ich für die Firma, für mich tun wollte. Und letzte Woche hatte ich so ein Erlebnis: Da war dann wirklich von morgens alles dicht. Nachmittags war ich dann fertig mit meinen Terminen um vier Uhr und dachte: So, und jetzt schaffst du noch richtig was. Aber ich war einfach durch. Ich habe keinen klaren Gedanken mehr fassen können. Ich hatte schon meiner Familie Bescheid gesagt und geklärt, dass ich bis abends bleibe und noch ganz viel fertig mache. Faktisch bin ich dann um sechs ziemlich fertig nach Hause gefahren und habe eben nichts geschafft. Also nicht das, was ich mir vorgenommen hatte.
[00:08:25] Fazit: Das hab ich noch ein, zwei Tage sacken lassen und hab dann aber wieder einen Rhythmus für mich eingeführt. Und das heißt, ich hab mir jetzt vormittags produktiv Zeit reingelegt. Produktivzeit heißt, ich nehme auch gerade um 8 Uhr 34 diesen Podcast auf, das ist Teil meiner Produktivzeit. Die geht an einem normalen Tag von 8 Uhr 30 bis 12 Uhr 30. So habe ich es mir vorgenommen. Es schleichen sich jetzt noch ein paar Termine raus. Ich hatte einfach schon Termine gemacht. Und natürlich nehme ich die auch wahr. Was aber nicht super dringend ist, habe ich dann tatsächlich verlegt und versuche dann nur am Nachmittag Gesprächstermine zu machen. Sei es Meetings, von denen ich nur noch ganz wenig mache, weil ich glaube, dass vieles kein Meeting braucht. Erzähle ich auch ein anderes Mal darüber, wie wir uns da organisieren. Aber ich versuche, Termine nur am Nachmittag zu machen. Weil, das weiß man eigentlich auch, ich musste mir das noch mal vor Augen führen, der Biorhythmus uns vormittags ziemlich wachsein lässt und nachmittags kommt irgendwann das Tief.
[00:09:27] Reden tut´s da noch ganz gut. Also mit anderen sprechen. Aber selbst einen klaren Gedanken fassen geht nicht mehr so gut. Deswegen, vielleicht ist es auch für dich eine Möglichkeit, Zeiten, in denen du etwas Bestimmtes erledigen möchtest oder einfach produktiv sein möchtest, im Kalender zu blocken. Bei mir funktioniert es sehr gut. Ich kann nur dazu raten.
[00:09:50] Wozu ich nicht raten kann, ist einfach irgendwie alles über die Mailbox zu organisieren oder per WhatsApp irgendwie. Termine zu koordinieren, das geht noch. Aber trag sie dir unbedingt in den Kalender ein. Weil an ganz vielen verschiedenen Orten ist es einfach viel zu zerstreut, und es kostet dich viel zu viel Zeit, die Termine wiederzufinden. Wann immer du einen Termin machst, trag in dir sofort ein. So viel zum Kalender.
[00:10:16] Nutz ihn, den zentralen Kalender, trag dort alle deine Termine ein, kombiniere auch, blende verschiedene Kalender, also private und Business Kalender ein und block dir deine eigenen Zeiten für deine produktive Zeit. Das sind meine drei Tipps heute zu digitalen Tools.
[00:10:36] Das Ganze bereite ich gerade vor in einem kleinen, kostenlosen Online-Kurs, den ich bald freischalten werde. Ich werde davon erzählen. Wenn du als Erster informiert sein möchtest, dann trage dich gerne über meine Website anderagdeib.de in meine Liste ein. Und in der Liste werde ich als erstes rum schicken, wenn der Kurs live geht und du dir das runterladen kannst. Es ist eine Art “Superkräfte”. Ich werde schon mal gefragt, wie ich das mache. Drei Firmen, drei Kinder. Natürlich läuft nicht immer alles perfekt, aber tatsächlich bekomme ich eine Menge hin, und es fällt mir auch nicht sehr schwer. Und wie genau man sich diese Superkräfte aneignet, habe ich jetzt einmal ausgearbeitet und werde ich in Kürze teilen. Ich freue mich, wenn du dabei bist und dir das anschauen möchtest.
[00:11:30] Bis dahin ist es das erstmal für heute. Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast. Ich freue mich, wenn du auch nächste Woche wieder dabei bist. Vielleicht schon mit deinem noch besser gepflegten aufbereiteten digitalen Kalender. Mach doch einfach mal. Ich freue mich, von dir zu hören, was du probiert hast und wie es gelungen ist, und freue mich sehr über deine Bewertung und wenn du Freunden vom Podcast erzählst. Falls du noch nicht abonniert hast, tu das gerne. Wir hören uns nächste Woche vielen Dank. Und bis dann.
