Nutze digitale Tools und gewinne Lebenszeit

Die vollständige Tool-Liste findest du auf meiner Website.

In dieser und der kommenden Podcast-Episode stelle ich digitale Helfer in sieben Kategorien vor:
1 Ideen merken & texten (z.B. interessante Websites sichern)
2 Ablage (z.B. Rechnungen, Dokumente)
3 Zusammenarbeit in Teams (z.B. mit mehreren Leuten in einem Projekt arbeiten)
4 Konzentration (z.B. Etwas an einem Stück fertig stellen)
5 Grafik (z.B. ein Social Media Post)
6 Webseiten erstellen (z.B. ein eigener Online-Shop 🙂 )
7 Finanzen & Steuern (z.B. Banking per App)

Hier links zu den Tools, die ich im Podcast anspreche:
Ideen merken & texten

Tools für die Zusammenarbeit in Teams

Viel Vergnügen beim ausprobieren.

Du willst alle Superkräfte: Hol sie dir einfach hier.

———– Diesen Podcast zum lesen ———–

Episode 57 – Chancendenken – Superkraft Digitale Helfer.mp3

[00:00:00] Heute geht’s um digitale Helfer. Herzlich willkommen zum Podcast Chancendenken, wie wir die Zukunft leben wollen. Das ist Episode 57 Digitale Helfer nutzen. Ich bin Andera Gadeib, Digitalpionierin, Vollblut-Entrepreneur und Autorin. Meine Passion ist es, eine gute Zukunft zu gestalten. Digital und analog, immer für den Menschen. Machen statt reden ist mein Motto. Wenn du wissen willst, wie du deine Themen anpacken kannst, dann hör hier rein. Danke, dass du dir die Zeit nimmst. Los geht’s.

[00:00:48] Die heutige Episode ist die vierte in der Folge der Superkräfte. Es gibt insgesamt 8 Superkräfte. Nr. 4 ist: digitale Helfer nutzen. Und zwar bin ich fest überzeugt, dass wir uns das Digitale zu Nutze machen sollten, wo immer es geht. Und uns auch ruhig ausprobieren. Ich muss gestehen, ich teste immer wieder neue Apps und verwerfe auch ziemlich viele. Also ich bin da ehrlich mit mir selbst. Ich brauche manchmal auch einen Moment, bis ich für mich festgestellt habe, passt es so in das, was ich tun will, in die Art wie ich arbeite. Das kann ja super individuell sein. Und ich verwerfe dann auch Apps wieder oder Software Tools, die ich mir runtergeladen habe, die ich vielleicht auch gekauft habe und wo ich dann aber sagen muss: die nützen mir nicht so viel, wie ich es gehofft hatte. Vielleicht kosten sie mich sogar mehr Zeit oder sind aufwendig, mich da rein zu denken und ich verwerfe sie wieder. Nicht jedes Tool, was auf den ersten Blick vielleicht anstrengend ist, ist eins, was man auch sofort schon wieder verwerfen sollte. Ich geb dir gleich noch ein Beispiel. Es gibt so ein Tool, da hab ich echt lange gebraucht, um reinzukommen. Und dann hat es aber doch total mein Arbeiten erleichtert. Mich tatsächlich erleichtert um Dinge, die sonst immer im Hinterkopf waren, was noch zu tun ist oder wo ich was finde.

[00:02:17] Lass uns einfach einsteigen in verschiedene Kategorien, wo ich coole Helferlein entdeckt habe und Tools. Die teile ich auch gerne. Die Tools-Liste, die ich für mich erstellt habe, verlinke ich gerne in den Shownotes.

[00:02:37] Ich habe sieben Kategorien mitgebracht, in denen ich dir ein paar Beispiele geben möchte. Einfach kurz im Abriss, wo es für mich digital eine totale Erleichterung gibt und ich dir ans Herz legen möchte, das auch mal für dich auszuprobieren und damit vielleicht im besten Fall ganz viel Lebenszeit zu sparen, die du mit dem füllen kannst, was dir am Herzen liegt. Idealerweise gar nicht so Digitales. Bei mir ist es die Nähmaschine oder einfach mit dem Hund oder dem Pferd rauszugehen, Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Dafür schaffe ich mir doch sehr gerne Zeit frei.

[00:03:17] Die erste ist die Rubrik: Ideen merken und Texten. Vielleicht kennst du das, dass du eine interessante Website findest und denkst: Die will ich mir merken, wenn ich da später nochmal darauf zurückkommen möchte. Ein Artikel, wo einfach unglaublich Kluges drin stand oder Tipps, die du später nochmal ansehen und dann für dich ausprobieren möchtest. Die Frage ist ja was machst du damit? Du kannst die natürlich alle in deinem Browser in einer Linkliste speichern, in der Bibliothek. Du merkst schon, ich weiß gar nicht so richtig, wie es aktuell heißt im Browser 😉 Ich mache das nicht. Zum einen verwende ich teilweise verschiedene Browser für verschiedene Anwendungen. Meine Erfahrung ist auch: Browser wechseln schon mal, zwar nicht von Jahr zu Jahr, aber über die Zeit. Wenn ich überlege, womit ich angefangen habe damals, mit Mozilla Netscape vor 25 Jahren und was heute mein Favorit ist. Es wechselt auch schon mal so, zwischen erstmals Safari – ich bin auf Mac unterwegs – überwiegend, aber jetzt Chrome. Weil so vieles auf dem Safari nicht läuft. Aber ich erspare mir die Details.

[00:04:19] Wir sind beim Ideen merken. Ich nutze dafür tatsächlich Tools. Das ist aktuell noch, muss ich sagen, Evernote, was ich wirklich sehr geliebt habe. Ein Notiz-Programm, wo du wunderbar alles ablegen kannst, auch hin senden kannst mit einem Dropbox-Link: Du hast eine E-Mail-Adresse, die direkt zu deinem Evernote Notizbuch führt und du ablegen kannst, was auch immer du willst. Sei es eine E-Mail, ein Dokument. Du kannst mit kleinen Browser Plugins dein Dokument auch direkt aus dem Browser speichern.

[00:04:55] Warum ich ich “noch”? Das Tool ist in den letzten Wochen und Monaten so verbessert worden, dass ich es verschlimmbessert finde. Ich hoffe, es findet seinen Weg zurück zu der alten Performance. Zuletzt hat es nach Updates Notizen nicht gefunden. Und das ist natürlich ein absolutes No-Go, weil das Tool ist tatsächlich mein zweites Gehirn. Ich habe da tausende Notizen. Und warum lieb ich das so? Weil es nicht hierarchisch ablegt, wie jetzt in einem Verzeichnis, wenn du alles irgendwie in einer Verzeichnisstruktur, so wie man das früher machte, ablegst. Auf deinem Rechner oder anderen digitalen Devices, dann ist das so ein bisschen das alte System. Du musst ja selbst deine Hierarchie, deine Ordner, deine Unterordner überlegen. Vielleicht funktioniert es für dich. Und du hast es immer auf dem Schirm, was du wo wie benannt und abgelegt hast. Für mich funktioniert es nicht gut und ich bin auch überzeugt unser Hirn funktioniert ja auch nicht so. Sondern wir ticken vernetzt. Also eher über Themen, über Stichworte, die uns in den Sinn kommen, über Felder, in denen wir uns bewegen. Und das lässt sich nicht immer hierarchisch abbilden. In Evernote gibt es diese Vernetzung, es sucht über die Begriffe in deinem Text. Sucht andere Beiträge, die damit zusammenhängen könnten, was auch in der Regel total viel Sinn macht. Du kannst auch darin sehr gut suchen, selbst in Dokumenten, die du abgelegt hast. PDFs beispielsweise, wenn die Qualität gut genug ist, findet es auch das und das ist schon super.

[00:06:19] Ich sage auch direkt, wohin ich gerade ein Stück rüber wechsle. Also Evernote ist nicht mehr mein alleiniges Tool, um mir Ideen zu merken und zu texten, sondern es wird zunehmend GoodNotes. GoodNotes ist auch eine Notiz Anwendung, in die du aber eher mit dem Stift auf deinem Tablet – ich verwende da das iPad und den Apple Pencil – deine Notizen rein schreibst. Und das lieb ich. Über die Hand merken wir uns viele Dinge. Da gibt’s auch viele Studien zu. Vielleicht machst du auch selbst die Erfahrung und hast das Gefühl, wenn du etwas selbst niedergeschrieben hast, nicht getippt über die Tastatur, sondern mit der Hand über das Hirn, durch die Hand, durch den Stift in dein digitales Papier, dann dann bleibt es besser verankert im Kopf. Das Gefühl hab ich auch und ich mag es vor allem auch mehr mal kreativer Verbindungen herzustellen. Mal etwas dazu zu malen oder Linien zu ziehen. Also es fühlt sich für mich viel intuitiver an. Deswegen gehe ich gerade zu GoodNotes ein ganzes Stück rüber, wo ich eigentlich alles sammle jetzt und auch einzelne Dokumente habe, wo ich mir meine Dinge vorbereite. Und auch dort PDFs einbinden kann, da dann sogar noch kommentieren kann. Also Ideen merken findet zunehmend auch auf einer anderen Plattform bei mir statt. Und da experimentiere ich jetzt grade auch noch viel. Probier es doch auch mal für dich.

[00:07:42] Texten tue ich in Ulysses. Ulysses ist eine Schreib App, die dich super ablenkungsfrei Dinge schreiben lässt. Ich habe jetzt gerade heute morgen noch einzelne Beiträge fertiggemacht und ich liebe es, dort einfach mit einer super simplen Oberfläche ohne viel Ablenkung und Menüpunkte, mich einfach auf das konzentrieren zu können, was ich gerade machen möchte. Nämlich ein Stück Text konzipieren. Also auch da lohnt es sich, in Tools einzusteigen und sich auszuprobieren. Und es ist sehr individuell. Probier aus, was da für dich gut ist.

[00:08:18] Ich merke, ich habe so viel zu erzählen zu diesen einzelnen Themen. Vielleicht mach ich einfach zwei Episoden draus. Aber es gibt ja noch weitere sechs Kategorien.

[00:08:30] Das zweite ist die Ablage. Und die Ablage, sei es jetzt Rechnungen oder Dokumente, die reinkommen, die so in deinem digitalen oder realen Briefkasten landen, ist auch super wichtig, wie ich finde. Nämlich nicht mehr der Papier Ordner, der gute alte Leitz-Ordner und der Locher. Sondern gescannte Dokumente. Übers scannen werde ich auch in der fünften Superkraft dann ausführlicher sprechen. Aber das ist tatsächlich eine eine totale Superkraft, wie ich finde, nämlich die Ablage zu digitalisieren. Also Rechnungen, wenn sie reinkommen und jegliche Dokumente, die irgendwie über längere Zeit Bestand haben sollen, sei es jetzt für deine Steuererklärung oder wofür auch immer, tatsächlich digital abzulegen. Zu scannen und dann auch in einem System deiner Wahl, bei mir ist es dann Evernote, zu speichern. Und da kannst du es dann für die Steuer beispielsweise rausziehen. Ich brauche es auch ständig. Also sei es jetzt irgendwie mal zu gucken, wie war der Stromverbrauch letztes Jahr, wie ist er dieses Jahr, wenn die neue Rechnung rein flattert. Es ist gold wert, so eine digitale durchsuchbare Ablage zu haben. Also super wertvoll.

[00:09:43] Die dritte Rubrik hier bei den digitalen Helfern ist die Zusammenarbeit in Teams, also die Frage: Wie wollen wir zusammenarbeiten? Und ich würde sagen, in der Pandemie hat jeder von uns – also wenn du nicht gerade einen Job hast, wo du wirklich vor Ort sein muss jeden Tag – festgestellt, wie wichtig es ist, dass wir digitale Möglichkeiten haben, im Team zu arbeiten. Also mit mehreren Leuten an einem Projekt zu arbeiten beispielsweise. Bei uns ist tatsächlich in der Pandemie das Tool, was wir schon lange einsetzen, auf dem wir unsere ganze Team Kommunikation organisieren, wie so eine Art Betriebssystem geworden. Jetzt, wo wir nicht mehr alle im Büro sein können, aber trotzdem natürlich unsere Projekte voll im Flow haben möchten, alle Informationen mit allen relevanten Teammitgliedern teilen wollen, ist es umso wichtiger geworden. Wir nutzen Slack. Slack wirklich als Betriebssystem aktuell, auf dem wir arbeiten. In Slack kannst du Kanäle einrichten. Also einzelne Channels, beispielsweise für jedes Projekt, für jedes Thema. Du kannst das temporär machen. Für ein paar Wochen. Danach legst du es ins Archiv. Dann brauchst du es nicht mehr. Du kannst in jedem Kanal die Leute zuordnen, die für dieses Projekt relevant sind. Kannst sie dann darüber auch antickern? Sagst dann @anna, …. Dann bekommt Anna direkt eine Nachricht. Anna kann aber auch zu dem Zeitpunkt einfach ihre Benachrichtigungen ausgeschaltet haben, weil sie vielleicht gerade konzentriert arbeitet. Und sobald sie die dann wieder einschaltet, sei es irgendwie manuell oder automatisch zu einer bestimmten Zeit, bekommt sie dann meine Notiz direkt eingeblendet. Du kannst dort Dokumente teilen mit den Kollegen, und was wir gerade auch super intensiv nutzen, was wir gar nicht gedacht hätten vorher ist, dass du darüber auch telefonieren kannst. Also nicht irgendwie Handynummer raussuchen oder Zoom Meetings starten oder irgendwas, sondern mal eben auf den Telefonhörer deines Kollegen klicken und dann klingelt’s bei dem. Und du hast ihn genauso wie bei Zoom, nur eben in Slack direkt an der Strippe bzw. hast dich von Angesicht zu Angesicht, kannst die Kamera anmachen und siehst dich. Kannst auch Dokumente gemeinsam bearbeiten. Super, super praktisch. Und eine Kleinigkeit ist dabei auch mega praktisch. Nämlich Du siehst, wer gerade am Telefon ist, was ja sonst so das Problem war. Das kenne ich auch aus einem Workshop mit einem Kunden zum Thema Zukunft der Arbeit. Dort sagte letztens eine Teilnehmerin: Was echt nervt, ist das Telefon im Homeoffice. Und ich glaube das ist auch so. Also ich kann das total verstehen, wenn du ständig rausgerissen wirst aus dem was was du tust. Das meint ja der Anrufer auch nicht böse. Wenn er sehen könnte, dass du gerade schon am Telefon bist oder nicht gestört werden möchtest beispielsweise, dann ist das einfach mega praktisch und auch das hilft uns hier.

[00:12:47] Es kommen aber auch so kleine Dinge hinzu. Wir haben jetzt eine Küche, beispielsweise einen Channel mit Küche. Wir kochen jeden Tag. Wir haben jetzt im neuen Haus im Haus Matthéy eine voll eingerichtete Küche und die paar Kollegen, die da sind, die kochen füreinander und dann essen wir – schön mit Abstand, wir haben zum Glück viel Platz – gemeinsam Mittagessen. Das ist natürlich mega toll. Und es ist ein bisschen gemein für die Kollegen im Homeoffice. Wenn dann rumgeht: das Essen ist fertig. Letztens habe ich gesehen, eine Kollegin hat den Channel schon abbestellt. Das ist natürlich total legitim, weil es ist super gemein, wenn du nicht jemanden hast, der gerade für dich kocht. Und du musst dann mit ansehen, was da Leckeres auf dem Tisch steht.

[00:13:27] Aber es gibt auch so kleine Features. Es ist ja oft so bei den digitalen Tools, dass es Kleinigkeiten sind, die uns wirklich begeistern können, uns einen wahren Nutzen stiften. Kennst du vielleicht aus meinen anderen Podcasts schon, dass etwas erfolgreich ist, wenn es einen relevanten Nutzen hat. Und bei Slack ist es für uns auch so ein kleines Spaßelement: Du kannst nämlich zum Beispiel jeden Tag auch ein neues Emoji wählen oder das Emoji der Woche, was so ein bisschen ausdrückt wie du drauf bist. Also was dich gerade beschäftigt. Das ist total toll. Wir hatten schon Kollegen, die waren gerade in einer Beer Tasting Woche oder jemand, der fühlte sich wie ein Flamingo. Du hast auf jeden Fall auch immer ein Thema, wo du erst mal nachfragen kannst: Sag mal, warum bist du eigentlich heute das Faultier im Symbol? Nein, das ist einfach mega nett. Also es hält die Stimmung auch oben, obwohl es sicher ja gerade echt schwer ist für jeden und jeden einzelnen. So sehr die Arbeit auch Spaß machen kann. Das Leben hat schon sehr besondere Bedingungen gerade in der Pandemie. Und da ist so ein kleines Icon tatsächlich ein echter Stimmungsaufheller. Also auch das ist eine Kleinigkeit, die haben wir jetzt gerade erst vor ein paar Wochen für uns entdeckt. Und ich liebe es, wenn ich in Slack rein gehe, dann sehe ich schon so, ahh, die Kollegen haben ihre Icons und dann überlege ich mir: Wie bin ich eigentlich heute drauf? Bin ich heute eher Elfe oder Eichhörnchen? Die flitzen hier schon mal vorm Homeoffice Fenster vorbei. Das sind Kleinigkeiten. Du kannst das wahrscheinlich nachempfinden, die einen Unterschied machen.

[00:14:57] Ich könnte jetzt noch lange über Slack sprechen und über die Zusammenarbeit in Teams. Aber ich will es auch nicht zu sehr vertiefen. Vielleicht mache ich das in der Zukunft mal. Wir nutzen in der Technik beispielsweise auch Trello sehr erfolgreich. Trello ist so ein Tool, wo du eine schöne Übersicht hast. Was sind die Aufgaben, die anstehen? Du kannst hinterlegen, wer bearbeitet die? Wieviel Zeit braucht es? Also auch da gibt’s eine Menge Tools.

[00:15:23] Probier dich doch gerne in denen aus und horch gerne rum. Also was ich gemacht habe in der Vergangenheit mir richtig angeeignet habe, ist, wann immer ich etwas Neues suche, dann höre ich mich erst einmal bei Freunden und Kollegen um. Wenn es was sehr Technisches ist, dann weiß ich: Ah, frage ich den einen oder die andere, die da vielleicht in dem Feld schon etwas ausprobiert hat. Du musst ja nicht jede Erfahrung selbst als erster machen. Es gibt sicher andere, die die auch schon gemacht haben und dir ein bisschen erzählen können, wie ihr Eindruck ist. Klar musst du dann, wenn dir geeignet scheint, deine eigenen Erfahrungen sammeln und es einfach mal ausprobieren. Aber es kann nicht schaden, vorher mal bei anderen nachzuhorchen. Soviel zu Zusammenarbeit in Teams.

[00:16:05] Dabei belasse ich es für heute auch erstmal und löse noch auf, was ich vorhin angekündigt habe, nämlich das mit der flachen Lernkurve. Es gibt Tools, die lernst du erst auf den zweiten, manchmal auf den dritten Blick für dich richtig kennen oder schätzen. Das war bei mir tatsächlich bei Evernote so, auch wenn ich im Moment ein bisschen hadere. Ich würde dir trotzdem ans Herz legen, es mal für dich auszuprobieren. Vielleicht ist auch das wieder so eine Umstellungsphase bzw. es bessert sich. Das hoffe ich doch sehr. Aber da hab ich echt lange gebraucht, um reinzufinden. Und trotzdem ist es für mich ein wirklich unersetzlicher digitaler Partner geworden im Arbeiten. Von daher probier, wenn du das Gefühl hast, da ist was drin, vielleicht auch einfach immer wieder mal. Also ich hab mehrere Anläufe gebraucht bei diesem Tool und bereue es nicht, dass ich es dann am Ende doch noch für mich entdeckt hab und die Zeit investiert habe, da rein zu finden. Aber relativ flache Lernkurve. Vielleicht ist es heute auch ein bisschen anders. Probier es einfach. Da tickt vielleicht auch jeder ein bisschen anders. Ich kann es dir nur ans Herz legen.

[00:17:14] Soviel für heute. Wenn eine Chance, ein Tool für dich dabei war, dann weißt du schon, was du tun musst. Leg los, probier’s einfach mal. Wenn du weitere Impulse möchtest, abonnier gerne meinen Newsletter auf anderagadeib.de. Da setze ich auch immer wieder mal Tools, die ich entdecke oder Tipps rein. Ich freue mich, wenn du da auch dabei bist. Und wir hören uns ganz bald wieder hier. In zwei Wochen mit Teil 2 der Tooltipps bzw. der digitalen Helfer. Bis dahin Tschüß!

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