Wie dir eine einfache App viel Zeit und Papier spart
Hier kommen die Links zu den Apps, die ich erwähne:
Scannable Scan App
Scannable gehört inzwischen zum Evernote-“Imperium”. Ok, die Integration war vorher schon gut, jetzt ist sie dann wohl garantiert. 🙂
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———– Diesen Podcast zum Lesen – von einer KI transkribiert (und damit nur zu 90 % perfekt 😉 ) ———–
[00:00:00] Heute gehts um die Superkraft Scannen. Herzlich willkommen zum Podcast Chancendenken, wie wir die Zukunft leben wollen. Das ist Episode 59 Superkraft Scannen. Ich bin Andera Gadeib, Digitalpionierin, Vollblut-Entrepreneur und Autorin. Meine Passion ist es, eine gute Zukunft zu gestalten. Digital und analog. Immer für den Menschen. Machen statt reden ist mein Motto. Wenn du wissen willst, wie du deine Themen anpacken kannst, dann hör hier rein. Danke, dass du die Zeit nimmst. Los geht’s.
[00:00:49] Heute spreche ich über die Superkraft Scannen. Das kommt dir vielleicht erst mal merkwürdig vor, wie es denn sein kann, dass etwas Triviales wie Scannen zu einer Superkraft wird. Aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass es so ist und möchte die Erfahrung mit dir teilen. Und es wird dich wahrscheinlich erleichtern oder auch eine Superkraft für dich darstellen, wenn dich auch der Papierkram nervt. Bei mir war es das Stapeln an Papieren zuhause, Briefumschläge, die reinkommen, Rechnungen, irgendwelche Vertragsunterlagen… Ach alles mögliche und dann stapelst du die und heftest sie irgendwann ab. Dann stehen da die Ordner Unmengen. Bei uns zu fünft. Zuhause, sind es Unmengen an Papier irgendwann. Dazu kommt noch das im Büro. Und ich habe mir irgendwann die Frage gestellt: Das muss doch besser gehen? Denn es gibt die Situation, vielleicht kennst du das, dass du just jetzt etwas brauchst. Du willst ein Versicherungsschaden melden und brauchst die Versicherungsnummer… und du fragst dich: Okay, wo finde ich die? Zu Hause im Ordner. Ich sitze aber gerade im Büro oder ich bin unterwegs und ich würde es ganz gerne gerade erledigen. Gut, du kannst jetzt sagen: Nur die Ruhe. Mach ich heute Abend, wenn ich zuhause bin. Oder es ist einfach dringend. Dann würdest du sie einfach gern digital erreichen, diese Informationen. Und das geht, wenn du deinen Papierkram ins Digitale bringst, indem du scannst.
[00:02:27] Und wenn du jetzt bei Scannen an diese Geräte denkst, die Drucker-ähnliche Ausmaße einnehmen, wie das früher mal war. Es gibt ja inzwischen ganz viele Multifunktionsgeräte. Vielleicht hast du auch so ein Gerät neben dir stehen, wo du nicht nur drucken, sondern auch scannen kannst. Dann geht das natürlich auch damit, aber etwas umständlicher. Denn dann musst du die Anbindung haben von deinem Scanner zu deinem Rechner. Du kannst es auch wieder nur an einem Ort machen, zuhause oder dort, wo eben das Gerät steht. Aber ich habe irgendwann für mich entdeckt: Es gibt ziemlich coole Apps auf dem Handy, die auch in super guter Qualität scannen. Und das kennst du vielleicht schon. Vielleicht nutzt du auch so Überweisungsfunktionen deiner Bank, wo du auch deine Rechnung schon scannen kannst, oder Versicherungen bieten es auch ganz viel. Das wird jetzt zunehmend kommen, da bin ich sicher. Weil es ist eigentlich eine relativ einfache Funktion und die Technik ist da auch schon super weit gekommen, dass nämlich die Qualität sehr gut ist. Also so Handykameras sind einfach unglaublich gut inzwischen. Und die Aufnahme ist entsprechend in einer guten Qualität. Je nachdem, wofür du das Bild brauchst, wird es dir oft sogar direkt dann gelesen oder das Relevante rausgelesen wie bei Fotoüberweisungen. Aber darüber möchte ich jetzt hier gar nicht im Detail sprechen.
[00:03:45] Also wir reden erst mal nur darüber, ein gutes Bild, einen guten Scan von deinem Dokument zu bekommen. Bild und Scan sind dann tatsächlich zwei verschiedene Dinge. Wenn du einfach ein Foto machst, dann hast du noch den ganzen Untergrund. Also angenommen, du legst dir die Rechnung, die gerade reingekommen ist, die du scannen möchtest, auf deinen Holztisch, dann hast du da in der Regel noch den Tisch im Hintergrund mit drauf wenn du ein Foto machst. Egal wie du es ausrichtest, so perfekt kriegt man es dann nicht im Rechteck, in das Foto gebannt. Und die Scan-Apps, die ziehen sich automatisch das Dokument, also erkennen die Ecken. Gut ist dann, wenn du einen schönen Kontrast hast. Also nicht das weiße Papier auf dem weißen Tisch. Geht auch, aber meistens nicht so perfekt. Und wenn du dann dein Papier halbwegs glatt auf den Tisch legst, dann kannst du da auch ganz viele Seiten hintereinander scannen. Gute Scan-Apps erkennen das Bild. Du musst nicht nochmal extra irgendwie auslösen, sondern mit ganz wenigen Handgriffen, einfach Handy über das über das Papier halten, es erkennt die Ecken, erkennt das Dokument, scannt, zeigt es dir nochmal an. Und dann kannst du im Prinzip das nächste Dokument scannen, wenn du jetzt zum Beispiel mehrseitige Dokumente erfassen möchtest.
[00:04:57] Warum ist das so eine riesige Erleichterung? Es ist vor allem eine Riesenerleichterung, wenn du diese Dokumente dann so ablegst, dass du sie schnell wiederfinden kannst. Und zwar an jedem Ort wiederfinden kannst.
[00:05:09] Wenn ich sage Dokumente, dann ist das bei mir inzwischen wirklich alles. Also ich mache es jetzt einige Jahre so und bin erstaunt, wie leicht es geworden ist. Zum einen wie selbstverständlich, etwas digital zu erfassen und abzulegen. Aber vor allem etwas wiederzufinden. Und das sind Dinge, Dokumente wie Rechnungen. Es ist Schriftverkehr, der irgendwie hin und her geht zu Themen. Es sind Notizen, teilweise auch meine handschriftlichen Notizen, die ich irgendwo mal schnell gemacht habe, die ich dann scanne, um sie auch dauerhaft zu haben und nicht nur einfach an einem Ort, wo ich sie dann, wenn ich sie gerade brauche, vielleicht eben gerade nicht greifen kann. Formulare beispielsweise, die ich einreiche, die ich idealerweise digital ausfülle, wenn sie digital vorliegen. Ansonsten Papierformulare. Bevor ich die wegschicken, scanne ich die auch. Dann hab ich die nämlich nochmal im Zugriff. Wenn dann irgendwie die Antwort kommt zu etwas, was du beantragt hast oder so, kannst du nochmal prüfen: Was waren denn die Angaben? Oder auch Formulare, die ich immer wieder brauche, wo du dann beim ersten Mal vielleicht überlegst. Bei mir sind schon mal so Formulare, wenn ich irgendwo zum Ehrenamt unterwegs war und soll Reisekosten abrechnen. Da muss ich nicht jedes Mal nachgucken, wieviel Kilometer waren das denn nach Düsseldorf und zurück, sondern ich gucke in das Formular vom letzten Mal und kann es übertragen. Super easy. Aber auch sowas wie Garantiebelege können total relevant sein. Du hast ein neues Gerät gekauft und möchtest dann nicht nur alles im Schuhkarton haben, die Rechnungen dazu. Sondern legst auch die in deine digitale Ablage.
[00:06:43] Alles rund um Versicherungen kann total hilfreich sein, aus dem Beispiel eben. Aber selbst unsere Personalausweise hab ich inzwischen da liegen. Ab und zu braucht man das schon mal, beispielsweise die Ausweisnummer bei Einreiseformularen, wenn du verreist. Also es ist einfach total hilfreich, das ein oder andere aus deinem Leben auch digital für dich greifbar zu haben. Und auch PDFs, die du per Mail bekommst, die du dann direkt digital ausfüllen kannst. Auch die leg ich mir gleich digital ab.
[00:07:18] Und da sind wir auch bei dem bei dem Thema: Wo leg ich die denn ab? Also das Scannen ist ja das eine. Aber das ist natürlich witzlos, wenn es nur darum geht, das digital einmal erfasst zu haben. Es geht ja darum, es digital jederzeit greifbar und wirklich nutzbar zu machen. Meine Kombi ist da im Moment Scannable als Scan-App auf dem Handy, die wirklich gut funktioniert, die ich stabil finde und die auch alle Funktionen bietet, die ich brauche. Und ich lege mir das dann in Evernote ab. Also der kleine grüne Elefant, du kennst den schon. Ich habe es auch in ein, zwei anderen Podcast schon mal erwähnt. Aus meiner Sicht heute noch eine der besten Notiz Apps, die vor allem jetzt, wenn ich Scannable und Evernote zusammen verwende, auch eine ganz schöne Schnittstelle haben. Ich kann nämlich aus Scannable direkt sagen: Ich möchte es ein Evernote speichern. Ich kann beispielsweise aber auch so ein Dokument per Mail verschicken. Kommt ja auch vor. Also ich brauche das echt ziemlich oft, dass ich ein Dokument dann per Mail versende. Und was ich auch ziemlich wichtig finde bei den Systemen, mit denen ich arbeite, wo ich etwas ablege, dass die so eine sogenannte Mail Drop Funktion haben. Also, dass du eine E-Mail-Adresse hast, eine individuelle E-Mail-Adresse. In dem Fall jetzt von Evernote. Und wenn du etwas an diese E-Mail-Adresse schickst, also ein Dokument, dann kommt es automatisch in deinem Evernote Notizbuch, in deinem digitalen Notizbuch an. Du kannst dann verschiedene Notizbücher in deinem Evernote anlegen: Privates oder Versicherungen, Steuer oder auch Rezeptsammlungen oder so. Und du kannst dann, wenn du das per Mail schickst, direkt diesen Handle, also @Rezepte z.B. mit in die Betreffzeile setzen und dann sortiert es dir das auch direkt dort ein. Finde ich total praktisch. Das gleiche geht natürlich, wenn du die Schnittstelle nutzt und sagst: Speichere jetzt in Evernote. Und dann kannst du auch direkt dein Notizbuch aussuchen. Mache ich nahezu täglich.
[00:09:23] Also ich habe da wirklich Unmengen an Dingen, auf die ich einfach auch mal ad hoc zugreifen können möchte. Und das Schönste ist natürlich, ich kann das von jedem Endgerät, auf dem ich dann Evernote drauf habe und von überall. Also auch wenn ich unterwegs bin, und das habe ich schon sehr, sehr oft benutzt. Und das Schöne ist, ich kann es dann erledigen. Es sind ja oft kleine Dinge. Ich möchte ein Dokument nochmal kurz einsehen. Oder sowas wie Versicherungsnehmer oder etwas versenden. Den Artikel, den ich vielleicht gespeichert habe, das mache ich auch sehr oft. Artikel, die ich lese, ablegen. Sei es Online oder eben aus Papier, aus einer Zeitung oder Zeitschrift, die dann in mein Evernote zu legen und die teilweise nochmal jemandem zu senden, der vielleicht damit was anfangen kann. Aus dem Gespräch heraus oder so. Habe ich schon sehr oft erlebt.
[00:10:14] Warum habe ich mich damals für Evernote entschieden? Es ist schon sehr, sehr lange her. Wir haben jetzt hier über ein paar Inhalte gesprochen, die ja auch nicht unsensibel sind. Also wenn du da Informationen zu deiner Steuer hinterlegst oder deine Ausweisdokumente oder so, möchte ich natürlich nicht, dass das mal eben “hackable” ist. Und klar, es gibt keine Garantie und ich würde nie empfehlen, super sensible Informationen abzulegen an einem Ort wie diesen. Würde ich jetzt auch nicht machen. Aber es ist natürlich die Frage: Welches System nimmst du? Ich habe mich damals für Evernote entschieden, weil ich recherchiert habe. Über einen ganz anderen lustigen Weg: Welche Systeme welche Schnittstelle haben. Also Notiz Systeme. Aber ich hatte mich vor allem damit beschäftigt, wie ich die Verbindung verschlüsseln kann. Also Informationen, die ich versende von A nach B, wie ich die verschlüsselt übersenden kann. Und dann ist mir irgendwann aufgefallen, dass ein System bei diesen ganzen Anbietern, die ich mir da zur Sicherung der Schnittstellen angeguckt hatte, dass ein System nicht auftauchte. Das war Evernote. Und zwar haben die nicht geöffnet: Also nicht – das kannst du dir jetzt vorstellen – wie so ein Tor was so einen gesicherten Tunnel dahinter ermöglicht. Dass dann die Verschlüsselung Systeme. Aber die machten nicht einmal das Tor auf zu den Systemen. Das war für mich tatsächlich ein Argument, dass ich dachte: Okay, wenn die keine Schnittstelle nach draußen aufmachen für diese Systeme, dann ist das erst einmal ein Zeichen. Und tatsächlich habe ich es dann auch in der Argumentation der Gründer, der Macher von Evernote gefunden: Dass sie sagten, es ist ein Prinzip, dass natürlich die Informationen, die man ablegt, in einem solchen Speicher, Verwaltungs-, Notizverwaltungssystem, dass der größte Nutzen ist, dass die sicher sind. Und das hat den Ausschlag gegeben für mich, kein Verschlüsselung System zu nehmen für den Zweck damals, den ich suchte. Aber dieses Notizbuchsystem zu verwenden und bin da auch nach wie vor ganz zufrieden mit der Entscheidung. Mit allen kleinen Veränderungen und vielleicht Verschlechterungen in einzelnen Update Versionen ist es immer noch für mich eine sehr sehr gute Lösung.
[00:12:18] Vielleicht als andere Option gibt’s noch Goodnotes. Was ich sehr zu schätzen gelernt habe. Das ist eine etwas etwas andere Herangehensweise. In Goodnotes kannst du vor allem deine handschriftlichen Notizen über dein Tablet machen. Du kannst dann natürlich auch Dokumente rein laden und darin auch ausfüllen. Das mache ich jetzt auch schon mal, dass ich mir Formulare, die ich hab und die ich nicht digital direkt als PDF beispielsweise mit Formular ausfüllen kann oder will. Also normalerweise kannst du das einfach. Entweder ist es schon beschreibbares PDF, das ist dann der besondere Service. Du kannst es dir aber auch in Applikationen aufmachen und dann da Textfelder reinsetzen. Das mache ich meistens. Manchmal möchte ich es aber handschriftlich machen, aus welchem Grund auch immer. Und das geht dann ganz gut in Goodnotes. Und auch darin kannst du beispielsweise PDF Dokumente ablegen. Und wenn du jetzt in der Apple Welt bist ja auch per Airdrop auch so ein Dokument rüber legen oder an Goodnotes senden. Wenn auch nicht per Mail Drop. Soweit ich das bisher gefunden habe, gibt’s das da nicht. Es ist deutlich eingeschränkter als Evernote, aber ist vielleicht eine Option damit zu arbeiten.
[00:13:20] Es gibt natürlich etliche andere Notiz Tools, in der Regel auch auf deinem System, auf dem du arbeitest. Bei Microsoft kenne ich mich nicht so gut aus. Aber ich weiß, da gibt’s natürlich auch Notizbuchfunktionen. Das kannst du auch für dich prüfen, ob es da Scan Integration gibt. Vielleicht ist es dann eine andere App als Scannable. Aber ich würde immer auf etwas setzen, was miteinander fungiert. Also das du einerseits scannen, aber auch direkt in der Notiz App ablegen kannst, damit das wirklich nahtlos funktioniert. Und bei der App der größte Pain ist, dass du denkst, du hast was abgelegt und es hat dann doch nicht funktioniert.
[00:13:56] Was ist der große Nutzen, wenn du das machst? Du hast deutlich weniger Papier. In meinem Superkräftekurs, aus dem diese kleine Lektion hier stammt, sag ich auch: Du kannst eigentlich die Papiertonne reduzieren. Na gut, in Corona sollte man das vielleicht nicht sagen, weil wir wahrscheinlich alle mehr Päckchen empfangen gerade als als normal. Aber dein ganzer Ablagestapel, was nicht unbedingt wirklich als Zertifikat oder Versicherungsurkunde oder so wirklich im Original bei dir bleiben muss. Dieser ganze Kram, Schriftverkehr und so kann einfach weg. Ganz viel kann weg, was nicht irgendwie noch auf lange Sicht für dich notwendig ist oder Steuerunterlagen oder so, die bleiben müssen in Papierform. Es wird deutlich übersichtlicher und du findest vor allem Dinge wieder. Also, du kannst supergut suchen in diesen Anwendungen. Die finden das auch in deinen gespeicherten gescannten Dokumenten. Und das ist natürlich total super.
[00:14:52] Das WER ist eine spannende Frage, finde ich. Die Marke. Das sind ja meine vier Ws. Das WAS, WER, WARUM, WANN. Vielleicht das WER noch. Vertrauen in die Anbieter ist, finde ich, ziemlich wichtig. Das ist bei Apps, dadurch, dass es oft neue Anbieter sind, mit denen man noch keine Erfahrung hat, schwierig. Da kann man jetzt ein bisschen rumfragen vielleicht bei Freunden, von denen man weiß, dass die auch gerne probieren in bestimmten Feldern. Einfach mal im Netzwerk rumfragen. Ich glaube ja, dass es eine zunehmende Rolle auch spielen wird, die Marke. Gerade im Digitalen. Dass ich vertrauen kann. Zu Evernote hab ich schon ein bisschen was gesagt, also ich vertrau ihnen noch. Aber es war so ein bisschen angeknackst zwischendurch. Und das hinterlässt natürlich kein gutes Gefühl, wenn da mal Updates was verschlechtert haben. Aber in Summe bin ich tatsächlich damit noch happy. Ich bin in der Apple Welt zuhause und nutze dann beispielsweise auch viel Apple Anwendungen ganz gerne. Oder auch die iCloud als Speicherort, um von überall auf die Dinge zugreifen zu können.
[00:15:51] Das kannst du natürlich für dich entscheiden. Wem traust du, wem vertraust du da mehr? Ist es für dich eher Google, die Dropbox oder auch die iCloud. Es lohnt sich darüber nachzudenken, auch mal so ein bisschen in sich rein zu horchen, was da der richtige Ort ist. Wo du deine Dinge einfach am richtigen Ort, an einem sicheren Ort wähnst und zufrieden bist. Ich glaube, es passt auch in unsere Zeit. Es ist nachhaltig, mit weniger Papier zu agieren, auch Formulare dann digital zurückzuschicken, wo es geht. Noch nicht überall geht’s. Kennst du vielleicht auch? Ich bin manchmal sehr überrascht, wo noch verlangt wird, dass es auf Papier kommt. Jetzt gerade zum Beispiel: Datenschutzerklärung in der Schule für Online-Unterricht. Der eine Lehrer, dem reicht es digital, der andere möchte unbedingt die 7 Seiten auf Papier zurückhaben. Gut, das ist dann so. Da diskutiere ich dann auch nicht lange. Aber bei mir ist es digital abgelegt. Soviel als Inspiration heute zum Thema Scannen als Superkraft.
[00:16:46] Wenn das für dich eine Chance ist, dann probier’s doch einfach mal aus. Und mich würde total interessieren, welche Erfahrung du gemacht hast. Wenn du Lust hast auf noch mehr Impulse, dann trag dich gern in meine Liste ein anderagadeib.de. Ich schick in der Regel einmal in der Woche auch ein paar Tipps und Inspirationen herum und freue mich, wenn ich dich auch da begrüßen kann. Vielen Dank für heute und bis ganz bald. Tschüss!
