Warum es besser ist weniger Mails zu schreiben
Schwimmst du täglich in der Flut unzähliger E-Mails? Dann hör hier rein und lerne, wie du E-Mails minimalisierst und so effektiver arbeiten kannst.
———– Diesen Podcast zum Lesen – von einer KI transkribiert (und damit nur zu 90 % perfekt 😉 ) ———–
[00:00:00] Heute geht’s ums Minimalisieren von E-Mails. Herzlich willkommen im Podcast Chancendenken, wie wir die Zukunft leben wollen. Das ist Episode 62, die Superkraft E-Mails minimalisieren. Ich bin Andera Gadeib, Digitalpionierin, Vollblut-Entrepreneur und Autorin. Meine Passion ist es, eine gute Zukunft zu gestalten. Digital und analog. Immer für den Menschen machen statt reden ist mein Motto. Wenn du wissen willst, wie du deine Themen anpacken kannst, dann hör hier rein. Danke, dass du dir die Zeit nimmst. Los geht’s.
[00:00:54] Heute spreche ich über die letzte Superkraft, die achte in meinem kleinen Superkräfte-Programm. Und da geht es darum, E-Mails zu minimalisieren. Jetzt wunderst du dich vielleicht: Warum weniger E-Mails? Ist doch eigentlich ganz praktisch, die asynchrone Kommunikation. Nicht am Telefon, der Anruf, der mich raus reißt, sondern ich kann bequem per E-Mail reagieren, etwas raus schicken. Und E-Mails haben sich einfach total etabliert in unserem privaten und beruflichen Alltag. Mich begleitet das Thema Mailbox tatsächlich schon super lange, vermutlich länger als die meisten unter uns. Ich habe zwar relativ spät meinen ersten Rechner angeschafft, es war 89, da war ich 19. Aber ich bin tatsächlich ziemlich direkt in die ersten Mailbox Systeme eingestiegen. Und da gab es eigentlich das Internet in der Form, wie wir es heute kennen, noch nicht. Damals waren es die sogenannten Fido- oder Maus-Netze. Des Maus-Netz ist sogar in den 80ern schon entstanden. Also da bin ich dann irgendwann Anfang der 90er drin gelandet. Eigentlich relativ schnell mit meinem Rechner. Da hatte man noch so Modems, die piepsen, wo man zuhören konnte, wie sie eine Verbindung aufbauen. Ich fand das super spannend, auf dem Weg mit anderen Menschen in Kontakt zu kommen. Also wirklich schon Anfang 90er die ersten E-Mails verschickt. Damals noch in einer komplett anderen Form, wie man es heute kennt. Und die wurden natürlich mit dem Aufkommen des Internets, wie wir es heute kennen, Mitte der 90er dann auch abgelöst. Diese Maus Mails, Fido Netze, die gibt’s zwar heute noch, aber ich glaube mehr aus historischen Gründen. Die meisten dieser Knoten haben inzwischen geschlossen. Lustigerweise ist das in Münster und in Aachen entstanden. Ich sitze ja in Aachen. Vielleicht hatte ich deswegen irgendwie eine Nähe. Dass ich da von gehört habe und diese Verbindung übers Netz dann früh gefunden habe. Fand ich hochspannend. Also die ersten Mails habe ich geschickt, deutlich, bevor ich den ersten Webserver, auch Mitte der 90er, gebaut habe.
[00:03:13] Aber zurück zu den Mails: Warum meine ich, dass das nicht die beste Form der Kommunikation ist? E-Mails sind etwas total Feines, weil wir sie ziemlich leicht mal eben von A nach B versenden können. Nachrichten, Anhänge und so weiter. Und es geht superschnell. Keine Frage, das ist ein Riesenvorteil im Vergleich zu, was weiß ich, einen Brief, den ich teilweise noch verschicken muss. Gestern musste ich nochmal so ein Formular verschicken. Dann dachte ich: Okay, da stand extra dabei, geht nicht per Mail. Das gibt’s natürlich auch noch. Mails haben im Prinzip alles abgelöst, was digital machbar ist.
[00:03:52] Aber Mails sind auch ein Grund, warum sich der ein oder andere wie im Hamsterrad fühlt. Da bin ich ziemlich sicher, denn sie kommen in einer Flut in deiner Mailbox an. Und genauso schnell wie du eine Mail verschickt hast oder eine Mail bekommen hast, von jemandem, der etwas von dir möchte, wird manches Mal auch erwartet, dass du antwortest. Kennst du vielleicht. Das ist per WhatsApp und Co. oft nicht anders. Also vieles liegt daran, wie deine Haltung dazu ist und wie du dich dazu stellst, was andere von dir erwarten.
[00:04:29] Mein allererster Tipp ist: Mach dich frei von den Erwartungen der anderen. Es ist deine Zeit und du solltest entscheiden können, wie du sie einsetzt. Wenn du in etwas reinkommst, wo die Firmenkultur ein unmittelbares Feedback erwartet. Wenn das da Teil der Kultur ist, solltest du das vielleicht auch zum Thema machen.
[00:04:49] Ich gebe dir meine Tipps, wie ich vorgehen würde und vielleicht ist es eine Möglichkeit, das nicht nur für dich alleine, sondern auch im Team zu ändern. Nämlich diesen Erwartungshorizont neu zu setzen, sodass jeder wirklich in seinem Takt gut alles abarbeiten kann. Und ich bin überzeugt, wenn man nicht ständig von Mails und anderen Nachrichten gestört wird, dann kommt man auch zu viel mehr und es am Ende besser unterwegs. Man hat auch jede einzelne Anfrage, die gekommen ist, besser beantwortet, als wenn man so einem E-Mail Stechschritt folgt.
[00:05:25] Ich empfehle zwei Schritte.
[00:05:27] 1. Verzichte so weit es geht auf Mails. Das heißt jetzt nicht, dass du Briefe schreiben sollst. Back to the roots, wo wir mal vor ein paar Jahrzehnten waren. Sondern überlege, ob ihr nicht Tools einsetzen könnt, um im Team oder im Projekt zu kommunizieren. Ich geb dir auch gleich ein paar Tipps, was dazu geeignet ist und was der große Unterschied ist.
[00:05:51] 2. Wenn die Mail unbedingt nötig ist, dann gib der Kommunikation per Mail feste Zeiten. Es werden Mails bleiben. Ich kenne das aus Runden, wo man am Ende abstimmt: Wie wollen wir kommunizieren? Und leider setzt sich immer noch, wir haben jetzt das Jahr 2021, setzt sich immer noch die Mail oft durch. Gib der Kommunikation per Mail einen Zeit Slot. Oder sagt deiner Mailbox – du kannst ja einstellen, wie oft Mails abgeholt werden –, dass die nur stündlich abgeholt werden. Oder vielleicht sogar seltener. Manchmal, wenn ich so sehr produktive Arbeitsphasen einlege, dann setze ich tatsächlich meine Mails und auch sämtliche andere Kommunikation auf Pause und hol beispielsweise nur nachmittags Nachrichten ab. Auch Mails. Und dann kannst du in der Zeit zum einen in deiner ruhigen Zeit, produktiv an dem arbeiten und deinen Geist vollkommen darauf konzentrieren, ohne Ablenkung, was du wirklich tun willst. Und in der Zeit, in der du deine Kommunikationswege checkst und E-Mails checkst und beantwortest, kannst du dann ganz gezielt reagieren und auch proaktiv Dinge rausschicken.
[00:07:06] Vielleicht überlegst du dir mal, welche Kommunikation kannst du aus der Mailbox auslagern? Prüfe mal bei den Mails, die du empfängst und die du schreibst: Was davon ließe sich möglicherweise auch anders kanalisieren und kommunizieren?
[00:07:23] Und ich gebe dir meinen ultimativen Tipp aktuell, womit ich gerne arbeite und wir als Team sehr gut unterwegs sind: das ist ein Tool wie Slack. Es gibt mehrere. Slack ist mein favorisiertes Tool. Es gibt noch Asana oder Monday. Wenn du recherchierst, wirst du einige finden. Es ist vielleicht auch ein bisschen Typ Frage, wonach dir mehr ist. Wenn du im Microsoft Universum unterwegs bist, gibt’s da sicher auch was. Da bin ich nicht zu Hause, deswegen kann ich dazu nicht viel sagen.
[00:07:55] Aber Slack als Beispiel ist ein Tool, indem du Kanäle anlegst für deine einzelnen Projekte. Das können temporäre Kanäle sein. Wir machen das hier mit Kunden Projekten. Wenn die nur ein paar Wochen dauern, dann werden sie danach auch archiviert, die Kanäle. Es gibt aber auch laufende Kanäle wie Marketingaktivitäten oder auch der Essenskanal inzwischen. Wir sind in unserem neuen Haus und kochen mittags, wenn es geht, gemeinsam. Dann gibt’s schon mal mittags ein Foto: “Bitte Tisch decken, gleich ist das Essen fertig”. Sowas kannst du wunderbar in einem solchen System machen. Weil du kriegst einerseits auch eine Benachrichtigung, hast es aber an einem Ort und zwar sortiert nach diesen einzelnen Themen, die du verfolgen willst. Jetzt kannst du sagen Naja, ich kann mir in der Mailbox ja auch Ordner anlegen, ich kann die auch automatisch sortieren. Ja, dann hast du so eine Art Ordner System, wie man es auch im Schrank stehen hat. Dennoch es trudeln oben immer wieder Mails rein, die fallen unten raus. Und wenn du es nicht automatisch sortieren lässt, was in vielen Fällen eben nicht exakt funktioniert, weil auch viel Neues reinkommt, dann ist es sehr schnell sehr unübersichtlich.
[00:09:09] In einem Tool wie Slack bleibt es einfach super übersichtlich. Hinzu kommen noch ein paar andere schöne Features, die uns jetzt auch gerade in den anderthalb Jahren Pandemie total geholfen haben, wirklich gut im Dialog zu bleiben. Nämlich ich sehe, wenn jemand am Telefon ist beispielsweise. Du kannst nämlich auch über Slack telefonieren, also mit den Kollegen, du kannst auch Kunden mit einbinden, wenn du möchtest. Und hast da einfach einen total schönen Überblick. Aber es sind auch so Dinge wie: Wir haben gerade gestern eine neue Kollegin begrüßt. Wir haben hier so eine Digitalbeton-Wand, werde ich auch mal zeigen. Ein ganz futuristisches Feature. Da war dann so eine Begrüßungs-Nachricht drauf geschrieben für die neue Kollegin. Und dann hat eine Kollegin morgens das Foto gepostet in den General Kanal, wo so alles reinkommt: “Hallo liebe neue Kollegin und wenn ihr Lust habt, liebes Team, dann nehmt doch einfach mal Kontakt auf”. Weil viele von uns sind im Moment noch im Homeoffice. Bald sind alle geimpft, dann sind wir auch so langsam wieder im Büro. Aber die meisten sind noch im Homeoffice und als ich dann nachmittags mal kurz im Büro war, hat dann die neue Kollegin auch gesagt: So schön. Ich hab schon mit ganz vielen gesprochen. Und so kannst du dich dann virtuell auch mal eben zueinander beamen. Also nicht nur telefonieren, sondern auch mit Bild. Du kannst den Bildschirm teilen. Also all das, was du kennst von den Zooms und Co, geht dann in dieser einen Plattform.
[00:10:38] Ich sag immer, es ist wie eine Art Rückgrat und Betriebssystem geworden. Über die Pandemie nochmal schneller und mehr als wären wir im Büro. Wo du natürlich auch viel über den Tisch hinweg klären kannst. Aber es klärt vor allem unsere Mailboxen. Es leert die Mailbox und das, was dort ankommt, ist dann in der Regel etwas, was von draußen kommt, was neu ist, neue Kontakte. Du hast alles schön sortiert und einfach viel übersichtlicher. Und keine Sorge, da in irgendein E-Mail Hamsterrad zu gelangen.
[00:11:13] Ich leg’s dir ans Herz. Probier’s mal für dich aus. Wann immer du ein neues Projekt startest. Überlegt, was ist euer bevorzugter Kommunikationskanal, damit da nicht so ein Wust und Wellen an Mails bei jedem ankommen, die dann im schlimmsten Fall auch in Vergessenheit geraten oder einen Riesendruck erzeugen, was noch alles so abzuarbeiten ist am Abend. Ich glaube, es ist eine Erleichterung für so ziemlich jeden.
[00:11:40] Wenn das für dich eine Chance ist, dann probier’s doch einfach aus, leg los und minimalisiere deine E-Mails. Das kannst du sofort machen. Und wenn du noch mehr Impulse möchtest, dann abonniere auch gerne meinen Newsletter auf anderagadeib.de. Ich danke dir. Bis ganz bald. Tschüss.
